Det är en offertförfrågan (eller på engelska Request For Proposal). Dessa förfrågningar kallas även ibland för RFI eller RFQ och betyder (Request For Information, respektive Quotation).
Vad är en RFP?
En RFP är ett dokument som skickas ut till berörda parter då kunden är i läge att skanna av marknaden efter vad som finns därute. Även om det varierar mellan branscher och företag så brukar en RFP skickas ut till 3-5 leverantörer med avsikten att få en samlad bild över vilka möjligheter det finns att köpa in ett system eller en tjänst som kan hjälpa dem att lösa affärsproblem.
Vi som leverantörer kommer nu att jämföras mot varandra utifrån redan förutbestämda förutsättningar från kunden. Det är här det börjar bli lite komplicerat, för vad är det som säger att det som kunden har tagit fram är de kriterier vi alla skall utgå ifrån? Jag kommer här tillbaka till mina tidigare påståenden kring att kunden inte alls alltid har rätt eller vet vad han villa ha. Den stora utmaningen för oss som leverantörer i detta skede är hur vi ska ställa oss till underlaget och om vi överhuvudtaget skall svara på RFP:n. Vad säger du? Ska vi tacka nej till en inbjudan till offert? Det är väl inte så smart, vi kanske missar en affär då? Låt mig fortsätta så klarnar bilden förhoppningsvis ytterligare.
Varför och hur ställs en RFP ut?
En RFP ställs ut för att leverantörerna skall kunna berätta varför de är det bästa alternativet och även svara att de är compliant på de olika delarna, dvs. att du som leverantör kan uppfylla de krav som den som skickar förfrågan ställer. Eller så ställs en RFP ut för att företaget måste. I de fall du inte måste, som vid LOU eller liknande, kanske du ändå väljer att skicka ut en förfrågan till 3-4 leverantörer. I de allra flesta fall handlar det nu om att pris-pressa den leverantör man har valt!
Har du någon gång tänkt på hur en RFP föds från början? Kunden känner ett ökat behov eller en "pain" inom ett område som måste åtgärdas. Så är det. Men har du funderat på hur denna "pain" skapas? Kan det vara så att en duktig leverantör (intern som extern) har hjälpt kunden att skapa denna pain? Absolut är det så i de allra flesta fall.
Så vad innebär detta för dig som säljande part då du blir involverad i en RFP process?
Att kvalificera bort och spara tid
De första frågorna du ska ställa dig när du får en RFP på mail eller i handen är:
- Har jag någon relation till kunden sedan tidigare?
- Har jag träffat kunden?
- Är detta en bra matchning?
- Vilka mer är förmodligen med och budar?
Svarar du nej på de två första frågorna är det dags att fundera ut en strategi för att säkerställa var vi befinner oss i köparens värld och undvika bli en bricka i spelet där kunden redan har valt men använder oss för att pressa den redan valda leverantören.
Det enklaste sättet att känna kunden på pulsen är att be om ett möte. Ska vi lägga ner en veckas tid på att svar på en kravspecifikation så är vi åtminstone värda ett möte för att kunna förstå kundens situation bättre. Vill inte kunden träffas (speciellt om vi inte har en relation sedan tidigare), så känns det helt plötsligt inte lika seriöst från deras sida. Det finns dock fler problem än så i det skede vi nu befinner oss.
Jag har tidigare skrivit om att komma in tidigt i kundens köpprocess för att kunna vara med och påverka de kriterier som sätts upp inför en RFP eller något annat byte av system eller tjänster. Ju senare vi kommer in, desto längre i baksätet sitter vi. Ju längre i baksätet vi sitter, desto fler sitter framför oss i tåget (och har följaktligen en större chans att vinna affären). Det är svårt att säga nej men det sparar oss ofantligt mycket med tid. Genom att sätta upp ett ramverk på hur vi kvalificerar inkommande förfrågningar kan vi bli mycket mer effektiva och använda veckans dagar mer optimalt. Är det inte bättre att jaga en kund som har ett genuint intresse och som ger lika mycket som de tar av vår tid, än att dansa efter en kunds pinne utan att få någonting tillbaka? Jag vet vad jag skulle välja...
Att undvika prispress
En leverantör som bara svarar på offertförfrågan utan att ifrågasätta eller kräva tillbaka (med risk för att inte få vara med), har ingen kontroll över situationen. Jag skulle säga såpass mycket som att om du får en RFP till dig som du inte förväntar dig eller har varit med att ta fram själv, så är det redan en stor risk att affären är förlorad). Ta en titt bakåt i tiden och gå igenom de RFP:er ni har fått och se efter hur många ni har vunnit. Av de ni vann, hur tidigt var in involverade i kundens process och tankar?
Jag pratar mycket om att positionera oss annorlunda och förflytta kunden från sin värld till vår, för att undvika prispress. Konsulter som fakturerar per timme och inte för sitt levererade värde löper en oerhörd risk att hamna i ett excelark där de jämförs med andra konsultfirmor i pris per timme.
Vill du lyckas med dina RFP:er och bli bättre på att kvalificera bort dåliga matchningar med kundens krav och din leverans så bör du vara hård i din kvalificering och lägga tid på det som ger dig affärer i slutändan.. Vill du veta mer om hur du kan bli bättre på att kvalificera så hör av dig. På Structsales älskar vi att prata försäljning.
