Workflows har varit ryggraden i Hubspot i många år. Om en kontakt fyller i ett formulär, sätt en egenskap, skicka ett mail och skapa en uppgift. Nu finns ett nytt alternativ: AI-agenter som kan tolka, bedöma och agera. Med Agent Hub och Agent Builder går det till och med att göra om ett befintligt workflow till ett agentbaserat workflow. Frågan många ställer är därför: när ska vi använda vad?
Agent Hub, Agent Builder och agentiska workflows
Under 2026 har Hubspot samlat sina AI-funktioner för automation på ett ställe:
- Agent Hub (tidigare Breeze Agents) ger en samlad vy över alla agenter i portalen inom marknad, sälj och service. Här ser ni status och aktivitet och kan slå på eller av agenter.
- Agent Builder (tidigare Breeze Studio) är där ni bygger egna agenter genom att beskriva uppgiften, ge instruktioner och välja vilka verktyg och vilken data agenten får använda.
- Agentiska workflows byggs i Agent Hubs nya workflow-byggare. De kan starta manuellt, på schema, från en CRM-händelse eller från externa triggers som Slack och webhooks, och kan köra agenter, egen kod och åtgärder i tredjepartsappar i samma flöde.
Till skillnad från klassiska workflows kräver de inte en inskriven post, de kan hämta data från flera poster och externa källor, och triggern kan bytas i efterhand. Byggaren är fortfarande i beta och kräver Professional eller Enterprise, så kontrollera vad som gäller för er portal.
Regeln vi använder: regler eller omdöme?
Det enklaste sättet att välja är att fråga sig om uppgiften styrs av tydliga regler eller kräver omdöme.
Använd ett klassiskt workflow när
- logiken kan beskrivas som om X, gör Y
- resultatet alltid måste bli exakt likadant, till exempel lead routing, lifecycle-uppdateringar och interna notifieringar
- det handlar om stora volymer där förutsägbarhet och kostnad väger tyngst
- regelefterlevnad eller rapportering kräver att varje steg är spårbart
Använd en agent när
- uppgiften kräver att man läser och förstår text, till exempel ett inkommande mail, en samtalsanteckning eller ett formulärsvar i fritext
- svaret behöver anpassas efter mottagaren, som ett personligt uppföljningsmail eller en sammanfattning inför ett möte
- någon i dag gör en bedömning manuellt, som att avgöra om ett lead är relevant eller vilken säljare som passar bäst
- underlaget finns i flera källor som behöver vägas samman
Kombinera när
Det mesta av värdet ligger ofta i kombinationen. Låt workflowet sköta struktur och regler, och låt agenten göra bedömningen i det steg där det behövs. Ett exempel: ett formulär skickas in, workflowet skapar kontakten och sätter grunddata, en agent läser fritextsvaret och bedömer behovet, och workflowet routar sedan leadet och skapar en uppgift utifrån agentens bedömning.
Fyra fallgropar att undvika
- Att ersätta fungerande workflows i onödan. Ett regelstyrt flöde som fungerar ska inte bli en agent bara för att det går. Agenter drar credits och ger inte alltid exakt samma resultat.
- Otydliga instruktioner. En agent behöver en arbetsbeskrivning. Om ni inte kan formulera uppgiften i några tydliga stycken är processen inte redo för en agent.
- Ingen kontroll i början. Låt agenten föreslå och en människa godkänna tills ni sett att resultatet håller. Det bygger förtroende i teamet och ger er underlag för att justera instruktionerna.
- Dålig kontext och data. Agenter läser från Context Home och CRM:et. Om ICP, erbjudanden och egenskaper är bristfälliga blir besluten det också.
Så kommer ni igång
Gå igenom era befintliga workflows och leta efter steg där någon i dag gör en manuell bedömning, eller där ett workflow tar slut med "skapa uppgift: kolla detta". Det är ofta där en agent gör störst skillnad. Välj ett sådant flöde, bygg en agent för just det steget i Agent Builder, testa med verkliga poster och mät både kvalitet och tidsbesparing innan ni går vidare.
Vill ni ha hjälp att se över era workflows och hitta var agenter ger mest värde? Hör av er till oss på Structsales, så gör vi en genomgång av er portal tillsammans.
